Wydanie Zewnętrzne (WZ) wszystko co powinieneś wiedzieć o dokumencie

Dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne, służy do dokumentowania wydania towaru z magazynu. Jest pomocny w ewidencji magazynowej i obiegu dokumentów, ale nie istnieje ogólny obowiązek wystawiania formularza WZ do każdej sprzedaży. Dla menadżerów administracji i zaopatrzenia w małych oraz średnich firmach jego poprawne wystawienie ma bezpośredni wpływ na porządek w gospodarce magazynowej, zgodność dokumentacji i bezpieczeństwo podczas rozliczeń oraz kontroli transportowych.

W tym wpisie wyjaśniamy, czym dokładnie jest dokument wz, jakie informacje zwykle powinien zawierać w firmowym obiegu dokumentów, jak prawidłowo go wypełnić i jaką pełni rolę w obrocie towarowym oraz księgowości. Dzięki temu łatwiej unikniesz błędów przy wydawaniu towaru, problemów w ewidencji i odpowiedzialności wynikającej z nieprawidłowo prowadzonej dokumentacji.

Dokument magazynowy WZ - co oznacza skrót WZ?

Rozwinięcie WZ skrót to Wydanie Zewnętrzne, a jeśli zastanawiasz się, czym jest dokument wz, warto wiedzieć, że dokument wz wydanie zewnętrzne potwierdza rozchód towarów, gdy towar fizycznie opuszcza magazyn, oraz aktualizuje stan magazynowy w ewidencji magazynowej lub systemie informatycznym; może być powiązany z zamówieniem, fakturą lub dokumentem przewozowym. Błędy w ilości albo identyfikacji towarów mogą utrudniać późniejsze uzgadnianie dokumentacji.

Dokument WZ ma więc duże znaczenie w obrocie towarem. Jest dokumentem magazynowym, który może wspierać potwierdzenie zakresu dostawy i przyjęcia towaru. Jego znaczenie w transporcie i rozliczeniach zależy od umowy, procedur i pozostałych dokumentów. W celu uniknięcia jakichkolwiek problemów, zarówno księgowo rozliczeniowych jak i transportowych, niezbędne jest, aby dokument wydanie zewnętrzne zawierał wszystkie niezbędne informacje, miał przystępna formę i nie zawierał błędów.

Kto musi wygenerować dokument WZ wydanie?

WZ sporządzają przede wszystkim firmy, które prowadzą ewidencję magazynową i chcą dokumentować wydanie towarów odbiorcy. Dokument może być tworzony w systemie ERP, programie magazynowym albo na papierowym formularzu. Nie ma powszechnego obowiązku stosowania druku WZ do każdej faktury lub każdej sprzedaży, niezależnie od sposobu prowadzenia księgowości. Zakres dokumentacji wynika z rodzaju działalności, przyjętych procedur, umów oraz przepisów właściwych dla danej ewidencji. Warto odróżnić dokument wydania towaru od faktury sprzedaży i dokumentu przewozowego.

Wzór WZ - skąd wziąć?

Skąd wziąć przykładowy wzór dokumentu WZ? Nie ma jednego uniwersalnego formularza, dlatego taki szablon trzeba dopasować do obiegu w firmie, a sam dokument powinien być rzetelnie uzupełniony. Niektóre programy do prowadzenia księgowości firmy również posiadają funkcję generowania druków WZ, a e-dokument WZ może zastąpić tradycyjne papierowe dokumenty. W przypadku pracy bez systemu magazynowego można wykorzystać formularz papierowy. W Renbis dostępny jest produkt opisany jako Druk WZ – wniosek o zaliczkę, format A6, 80 kartek. Przed zakupem warto sprawdzić układ formularza i upewnić się, że odpowiada procesowi firmy.

Polecane produkty

Druk KP - Kasa Przyjęła dowód wpłaty

Cena Netto: 3,89 zł Cena z VAT: 4,78 zł

Druk KW Kasa Wydała - dowód wypłaty

Cena Netto: 5,50 zł Cena z VAT: 6,77 zł

Druk WZ -wniosek o zaliczkę

Cena Netto: 3,70 zł Cena z VAT: 4,55 zł

Druk polecenie przelewu /wpłata gotówkowa 4 odc.

Cena Netto: 2,75 zł Cena z VAT: 3,38 zł

Druk polecenie księgowania

Cena Netto: 3,90 zł Cena z VAT: 4,80 zł

Poprawnie wystawiony dokument WZ wydanie na zewnątrz

Poprawnie wystawiony dokument WZ powinien zawierać informację takie jak: numer dokumentu, data wystawienia, miejsce wystawienia i datę wydania towaru. Dokument WZ nie wyznacza automatycznie terminu wystawienia faktury. Co do zasady termin fakturowania wynika z ustawy o VAT i przypada najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca po dostawie towaru, z przewidzianymi wyjątkami. Aktualne zasady opisuje Ministerstwo Finansów. Data wydania może być przydatna przy uzgadnianiu dostaw, reklamacji i ewidencji, ale chwila przejścia ryzyka i odpowiedzialności za towar zależy m.in. od umowy oraz warunków dostawy, a nie wyłącznie od daty na formularzu WZ.

W przypadku natomiast gdy to dostawca odpowiedzialny jest za dostarczenie towaru do magazynu klienta, dokument może potwierdzać wydanie na zewnątrz jednostki materiałów, towarów lub produktów, a także zawierać dodatkowe informacje o towarach i warunkach dostawy. Data i ewentualnie godzina wydania pomagają ustalić przebieg przekazania towaru, ale sama rubryka w WZ nie przesądza o zakresie odpowiedzialności przewoźnika ani o wyniku ewentualnego sporu.

Przy towarach ważonych przydatnym załącznikiem może być kwit wagowy potwierdzający masę i moment ważenia. Nie jest jednak uniwersalnym obowiązkowym załącznikiem do każdego WZ i sam nie rozstrzyga o przejściu odpowiedzialności.

Co jeszcze powinien zawierać dokument WZ?

Wypełniony dokument WZ "wydanie na zewnątrz" powinien również zawierać swój numer własny (powinien to być numer kolejny w ogólnozakładowym systemie magazynowym). Zwykle sporządza się go w dwóch egzemplarzach: jeden pozostaje w magazynie, a drugi otrzymuje odbiorca. Konieczne są też dokładne dane wystawiającego dokument, a także odbiorcy dokumentu (towaru), czyli podmiotu faktycznie otrzymującego towar; podpis odbiorcy nie jest obowiązkowym elementem dokumentu. Z założenia formularzu WZ należy umieszczać dane potrzebne do identyfikacji wydania, bez zbędnych informacji. W praktyce, na druku WZ umieszcza się również informację dotyczące numeru zamówienia klienta, numeru kontraktu czy też numeru zamówienia w wewnętrznym systemie informatycznym.

W typowym dokumencie WZ przydatne są nazwa towaru, ilość, jednostka miary, numer zamówienia oraz dane stron. Informacje takie jak numer partii, data produkcji, sposób pakowania czy masa netto i brutto dodaje się wtedy, gdy są potrzebne w konkretnym procesie dostawy lub wymagane przepisami dotyczącymi określonego towaru.

Bardzo wiele firm na dokumencie WZ umieszcza również informację dotyczące certyfikatów lub atestów, które załączone zostaną do wysłanych towarów.

Dokument WZ zawierać może również oświadczenie kierowcy, który odbiera materiał. Oświadczenie to dotyczy tego, iż kierowca nie wnosi zastrzeżeń do sposobu załadowania, rozmieszczenia ładunku i wagi materiału. Oczywiście konieczny jest też podpis osoby upoważnionej. Okres przechowywania dokumentów magazynowych należy ustalać według ich funkcji, przepisów i polityki dokumentacyjnej przedsiębiorstwa. Nie każdy wydruk WZ automatycznie podlega temu samemu pięcioletniemu terminowi.

Przykład wypełnienia dokumentu WZ krok po kroku

Poniższe dane są fikcyjnym przykładem, a nie obowiązującym wzorem urzędowym:

Checklista przed wydaniem towaru

• Czy numer WZ i data są jednoznaczne?
• Czy dane odbiorcy odpowiadają zamówieniu?
• Czy ilości, jednostki i nazwy produktów zgadzają się ze stanem magazynowym?
• Czy odnotowano osobę wydającą oraz przyjmującą towar zgodnie z procedurą?
• Czy dokument jest powiązany z fakturą, zamówieniem lub dokumentem transportowym, jeśli tego wymaga proces?

Czy dokument WZ może być dokumentem księgowym?

WZ jest przede wszystkim dokumentem ewidencji magazynowej i nie zastępuje faktury ani innych dokumentów sprzedaży wymaganych dla danej transakcji. Możliwość wykorzystania go jako dowodu pomocniczego przy zapisach księgowych zależy od treści dokumentu, przyjętej ewidencji i aktualnych przepisów.

Jeżeli faktura nie dotarła jeszcze do odbiorcy, WZ może pomóc w udokumentowaniu przyjęcia i wydania towarów, ale o sposobie ujęcia operacji w księgach powinny decydować właściwe przepisy i procedury księgowe. Nie należy automatycznie uznawać dowolnego WZ za wystarczający samodzielny dowód księgowy.

Sprawdź także druki księgowe i magazynowe dostępne w Renbis oraz papier komputerowy do drukarek igłowych używany w części firm do drukowania dokumentów.