Druk KP - wszystko co powinieneś wiedzieć

Pomimo powszechnie funkcjonującego systemu bankowości elektronicznej i przelewów bezgotówkowych zdarzają się jednak sytuacje, w których należy wystawić druk KP (kasa przyjęła). Jest to druk stosowany w obrocie gotówkowym, czyli przedsiębiorca wystawia go w momencie wpłaty przez kontrahenta lub klienta należności za fakturę, jednak wpłata musi być gotówkowa a nie przelewowa. Potwierdzenie w postaci KP załączane jest następnie do dokumentów księgowych firmy i staje się dokumentem księgowym ścisłego zarachowania. Z tego rozwiązania korzystają właściciele firm posiadających kasy fiskalne.

Ponieważ wszelkie działania finansowe powinny być właściwie udokumentowane - druk "kasa przyjęła" zawsze bezwzględnie powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje osoba wpłacająca gotówkę na dowód tego, że należność została zapłacona, natomiast kopię zachowuje wystawca dokumentu KP i dołącza ją do raportu kasowego. Stosując taki rodzaj dokumentowania właściciel firmy jest pewien, że w razie kontroli z Urzędu Skarbowego może przedstawić wiarygodną dokumentację rozliczeń gotówkowych w swoim przedsiębiorstwie.

Jakie elementy powinien zawierać druk KP

W prawidłowo sporządzonym druku KP nie może zabraknąć stałych elementów, oraz danych sprzedawcy i kontrahenta. Są to części składowe, które tworzą niezmienną strukturę dokumentu. Jeśli na druku KP nie zabraknie żadnego z niżej wymienionych elementów możemy być spokojni o to, że wprowadzamy do obiegu gospodarczego poprawny dokument honorowany przez wszystkie instytucje. Powinien on zawierać:

  • numer dokumentu KP
  • kwotę wpłaty
  • datę i miejsce wystawienia
  • dane wystawcy i klienta, czyli nazwy firm lub imiona i nazwiska, adresy, oraz w przypadku firm - NIP
  • dokładne określenie za co kwota została wpłacona
  • podpis osoby przyjmującej gotówkę

Sposoby sporządzenia druku "kasa przyjęła"

Jeszcze do niedawna taki rodzaj pokwitowania wykonywany był samodzielnie ręcznie, lub na komputerze za pomocą powszechnie stosowanych programów i pakietów biurowych. Nadal niektóre przedsiębiorstwa korzystają z takiego rozwiązania, ponieważ posiadając już wzór bez problemu można podstawiając odpowiednie dane - sporządzić wiele egzemplarzy takiego dokumentu. Popularną metodą jest korzystanie ze stron internetowych oferujących możliwość wypełnienia druku KP on-line. Wystarczy tylko wpisać informacje w odpowiednie rubryczki i wydrukować sporządzony dokument.

Często stosowaną i bardzo wygodną metodą  jest zakup gotowych bloczków druku KP - łatwo można je nabyć w sklepach stacjonarnych i internetowych sprzedających artykuły biurowe i mają tą podstawową zaletę, że nie trzeba posiadać dostępu do komputera aby je wystawić. Zdarzają się sytuacje, kiedy właściciel firmy  musi "w terenie"  potwierdzić odbiór zaliczki lub gotówki i wtedy to rozwiązanie jest niezastąpione. Ponadto nie trzeba wypełniać takiego dokumentu w dwóch egzemplarzach, ponieważ jest sporządzony w formie samokopiującej.

Dodaj komentarz