Czym jest dokument KW?

Dokument KW (kasa wydała) to dowód wypłaty gotówki z kasy, który stanowi dokument księgowy stosowany w obrocie gotówkowym. Każda wypłata gotówki z kasy może zostać udokumentowana dokumentem źródłowym, czyli fakturą gotówkową, poleceniem wypłaty gotówki, wnioskiem o zaliczkę i jego rozliczeniem, listą płac, bądź też dowodem zastępczym jaki w tym przypadku stanowi dokument KW. Najczęstszą sytuacją, w której druk KW jest wykorzystywany jest wypłata z kasy przez pracowników niepodjętych uprzednio w ustalonym terminie należności.

Aby dokument KW mógł stanowić podstawę do zapisu w księdze rachunkowej musi ściśle spełniać wymogi określone w artykule 21 Ustawy o Rachunkowości z 1994 roku. Jest on zawsze sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla strony wypłacającej gotówkę, drugi dla osoby podejmującej. Przy czym szczególnie znaczenie ma dla strony, która przekazała gotówkę, ponieważ jest to jedyny dowód na to, że osoba ją przyjmująca otrzymała kwotę, która widnieje na druku.

Składowe dokumentu KW

• informacje na temat firmy wypłacającej gotówkę,
• informacje na temat jednostki podejmującej gotówkę,
• data transakcji,
• miejscowość,
• numer druku KW,
• kwota wypłaty,
• cel wypłaty gotówki,
• podpis osoby wypłacającej gotówkę,
• podpis osoby podejmującej gotówkę.

Wśród danych firmy, która wypłaca gotówkę musi znaleźć się jej nazwa, adres i numer NIP. Informacje te mogą zostać naniesione ręcznie na druk bądź też przy użyciu pieczęci firmowej. Odnośnie danych na temat osoby wypłacającej gotówkę należy zaznaczyć w jakiej relacji znajduję się ona wobec firmy. To znaczy czy jest to pracownik danej firmy, jej kontrahent czy na przykład dostawca oraz w jakim celu dana kwota została wypłacona (jako zapłata za dostawę, zaliczka na zakup towarów przez pracownika, zapłata za fakturę, itd.). Druki KW mogą być numerowane w sposób tradycyjny lub taki, który uwzględnia datę, rok obrachunkowy i numer kasy, która dokonała wypłaty gotówki. Fakt otrzymania gotówki przez daną osobę musi być uwierzytelniony podpisami obydwu stron, aby sporządzony dokument KW był ważny.

W jaki sposób sporządzić dokument KW?

Aby sporządzić dokument KW można posłużyć się programem do fakturowania, z którego można wygenerować dokument, wydrukować samodzielnie gotowy wzór bądź użyć gotowych bloczków zakupionych w sklepie. Jak każdy inny dokument kasowy tak i wypełniony druk KW należy przechowywać co najmniej przez 5 lat do wglądu, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy go również udostępnić księgowemu, który przeprowadza rozliczenia na rzecz danej firmy.